Peut-on relier OneDoc à son logiciel de cabinet s'il n'est pas dans la liste ?

Oui, dans la plupart des cas. Si votre logiciel figure dans la liste de OneDoc, la synchronisation est prévue. Sinon, on peut partir des notifications que OneDoc vous envoie déjà à chaque réservation : un système les lit, retrouve ou crée le patient dans votre logiciel et traite les annulations, sans changer d'outil.

Quels logiciels OneDoc relie-t-il déjà ?

OneDoc publie une liste de plus de quarante logiciels synchronisés avec son agenda en ligne. On y trouve des logiciels de physiothérapie et de médecine, et des agendas comme Google Calendar ou Outlook. Quand la liaison existe, un rendez-vous réservé en ligne apparaît dans votre logiciel, et un créneau bloqué dans votre logiciel disparaît de OneDoc.

Si votre logiciel n'est pas dans la liste, OneDoc vous invite à contacter son équipe pour étudier une intégration, sans délai annoncé. Pendant ce temps, le secrétariat recopie chaque réservation à la main.

Comment relier OneDoc sans attendre une intégration officielle ?

En partant de ce qui existe déjà : le mail que OneDoc envoie au cabinet à chaque réservation, modification ou annulation. Ce mail contient le nom du patient, sa date de naissance, ses coordonnées, le créneau et le thérapeute. C'est exactement ce que le secrétariat recopie.

Une automatisation lit ces mails, en extrait les informations, puis agit dans le logiciel du cabinet. Elle cherche le patient par son nom et sa date de naissance. S'il existe, elle le reprend. S'il n'existe pas, elle crée sa fiche. Une annulation libère le créneau.

La partie délicate est la dernière : écrire dans un logiciel qui n'a pas de porte d'entrée prévue. Ça demande une étude au cas par cas, avec l'accord du cabinet. C'est ce que j'appelle le Pont.

Qu'est-ce que ça donne dans un vrai cabinet ?

Cette liaison tourne dans un cabinet de physiothérapie. Lors du premier passage en simulation, l'automatisation a retrouvé 6 patients sur 7 dans le logiciel, tous déjà saisis à la main par le secrétariat. La création de la fiche patient et la libération des créneaux annulés fonctionnent. L'inscription automatique du rendez-vous dans l'agenda est en cours de finalisation : en attendant, le secrétariat reçoit un mail qui lui dit quoi saisir.

Les pièges venaient des données. Un nom écrit entièrement en majuscules faisait croire à un nouveau patient. Un nom composé ne se retrouvait par aucun de ses mots. J'ai corrigé la recherche pour qu'elle procède par mots et groupes de mots, et c'est la date de naissance qui tranche.

Vous avez un autre logiciel ? Le principe reste le même : partir des notifications OneDoc et étudier la porte d'entrée de votre logiciel. Dites-moi lequel vous utilisez, je vous réponds s'il est reliable. Me poser la question sur WhatsApp

Que se passe-t-il si une réservation est ambiguë ?

L'automatisation ne devine pas. Quand il manque une information, que deux patients se ressemblent ou que le logiciel refuse une écriture, un mail part au secrétariat avec ce qu'il faut faire à la main. Cette alerte va à la personne qui doit agir, au cabinet. Je reçois une copie.

Autre cas fréquent : le rendez-vous existe déjà, parce que le secrétariat l'a saisi avant l'automatisation. Le logiciel répond alors « déjà présent », avec l'identifiant du rendez-vous existant. Aucun doublon n'est créé.

Combien de temps faut-il pour qu'une réservation arrive dans le logiciel ?

Ça dépend surtout de la boîte mail. Chez certains hébergeurs, les nouveaux messages ne sont relevés qu'à la reconnexion, avec un retard qui peut atteindre une heure. En réglant une reconnexion toutes les cinq minutes, le délai réel tombe à quelques minutes. Pour une réservation faite en ligne plusieurs jours à l'avance, c'est suffisant.

Qu'est-ce que ça change pour le cabinet ?

Le secrétariat ne recopie plus les réservations, et la fiche du patient est à jour quand il arrive, même les jours où personne n'aurait eu le temps de la saisir.

👉 Réservez 30 minutes gratuites pour voir si votre logiciel peut être relié à OneDoc. Les tarifs pour les cabinets sont sur la page Physiothérapie.

Questions fréquentes

Faut-il un abonnement OneDoc particulier ?

L'automatisation part des mails de notification que reçoit le cabinet. Il faut que ces notifications soient activées et envoyées à une adresse que l'automatisation peut lire.

Est-ce que OneDoc doit donner son accord ?

La lecture des mails reçus par le cabinet ne demande rien à OneDoc. L'écriture dans votre logiciel, elle, se fait avec l'accord écrit du cabinet, et selon le logiciel, en accord avec son éditeur.

Que devient la liaison si mon logiciel entre un jour dans la liste de OneDoc ?

Vous passez à la synchronisation officielle, et l'automatisation s'arrête. Rien ne vous lie à la solution de transition.

Les données des patients passent-elles par un serveur étranger ?

L'automatisation et sa base tournent sur un serveur en Suisse, à Genève, sous contrat de sous-traitance signé avant toute donnée réelle.